A cura di Silvia Fareri e Laura Zanfrini

Il processo manuale di creazione, aggiornamento e gestione delle Job Description è uno dei più importanti per il buon funzionamento di un’organizzazione ma, contemporaneamente, rappresenta per l’HR un grande assorbitore di tempo ed energie.

JobSync è lo strumento di Intelligenza Artificiale proposto da Erre Quadro e ZaLa Consulting per

• ridurre gli errori umani
• accelerare la velocità di creazione e aggiornamento delle Job Description
• produrre descrizioni più pertinenti e aggiornate.

JobSync, non solo libera tempo all’HR, permettendo di concentrarsi su attività strategiche, ma garantisce anche che le Job Description riflettano, sempre, accuratamente, le esigenze dell’organizzazione.

La sfida delle Job Description: Tempo, Precisione e Gestione Operativa

Le Job Description sono strumenti fondamentali per le Risorse Umane e per le organizzazioni. Definiscono i requisiti, le responsabilità e le competenze necessarie per un determinato ruolo. Il processo manuale di creazione, aggiornamento e gestione delle Job Description è, però, spesso complesso e dispendioso in termini di tempo ed energie. Una ricerca di HRSG del 2020 ci dice che circa il 65% degli HR che hanno partecipato al sondaggio hanno indicato di aver impiegato 2 ore o più per scrivere una Job Description.

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L’ HR, nel garantire che le informazioni siano accurate e aggiornate, affronta sfide come l’obsolescenza delle descrizioni, la mancanza di uniformità e la gestione di un gran numero di Job Description. Questi problemi possono portare a inefficienze operative e a una comunicazione poco chiara con i candidati e i dipendenti.

L’Intelligenza Artificiale come alleato dell’HR: Efficienza e Precisione nell’Operatività

L’Intelligenza Artificiale (IA) rappresenta un potente alleato per migliorare l’efficienza operativa dell’HR. L’automazione e l’IA possono semplificare il processo di gestione delle Job Description, analizzando i dati esistenti e suggerendo aggiornamenti o modifiche basati su nuove esigenze aziendali o tendenze del mercato del lavoro. L’IA riduce gli errori umani, accelera la velocità di creazione e aggiornamento delle Job Description e produce descrizioni più pertinenti e aggiornate. Questo, non solo libera tempo all’HR, permettendo di concentrarsi su attività strategiche, ma garantisce anche che le Job Description riflettano sempre accuratamente le esigenze dell’organizzazione.

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JobSync: per Job Description sempre aggiornate, agilmente

JobSync è uno strumento di Intelligenza Artificiale che fornisce una versione aggiornata delle Job Description aziendali, garantendo la loro completezza contenutistica e l’allineamento con quanto previsto da Standard Internazionali, per lo specifico ruolo, e contribuendo alla creazione di un linguaggio comune con il quale vengono espresse le competenze internamente all’azienda cliente.

Per raggiungere questi importanti obiettivi, JobSync si avvale di due asset:

• la fonte di dato ESCO (European Skills, Competences, Qualifications and Occupations), framework europeo che rappresenta lo stato dell’arte in termini di competenze e professioni, e
• il Natural Language Processing, più nel dettaglio, classificatori e algoritmi di similarità semantica allenati da molti anni sullo specifico ambito di interesse.

Ma come funziona JobSync? Lo strumento riceve in input il set di Job Description del cliente e:

1. riconosce ed estrae in automatico le competenze contenute al suo interno che
2. vengono incrociate con le competenze contenute all’interno del database ESCO al fine di identificare per ogni Job Description il (o i) profili più simili
3. ove vi sia corrispondenza fra le competenze della Job Description e le competenze del Profilo ESCO, il sistema suggerisce la corretta riformulazione da standard internazionale al fine di omogenizzare il linguaggio
4. ove non vi sia corrispondenza, il sistema suggerisce l’integrazione della lista di competenze mancanti, per garantire la completezza della Job Description.

Concretamente? Ecco un’immagine (Immagine 3) del primo output prodotto da JobSync che viene proposto ad HR per la validazione.

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Una volta concordato con HR il contenuto prodotto dal sistema, il tool produce versioni testuali (word e pdf) delle Job Description. Un esempio del risultato finale è riportato nell’immagine 4 che mostra la casistica del data scientist, un profilo dal grandissimo valore strategico e per questo ricercatissimo negli ultimi 5 anni, le cui competenze vengono spesso aggiornate e potenziate.

[Immagine 4]  [Immagine 5]

L’immagine 4, a sinistra, è la versione input ricevuta dal cliente, la Job Description di partenza, mentre sulla destra, l’immagine 5, il risultato dopo processazione con JobSync: la Job Description aggiornata risulta integrata in termini di competenze e standardizzata rispetto al linguaggio internazionale ESCO, con l’aggiunta della sezione conoscenze, prima mancante. Anche il Job Scope è stato integrato, risultando ora più completo, chiaro e ricco a livello contenutistico.

Perché non provare con l’Intelligenza Artificiale?

Grazie alla collaborazione con JobSync, le direzioni risorse umane possono garantire che le descrizioni dei ruoli siano sempre al passo con le evoluzioni del settore e rispecchino accuratamente le competenze necessarie, risparmiando tempo ed energie.

JobSync, oltre ad essere un tool di aggiornamento delle Job Description, è una vera e propria soluzione strategica per HR. Supportando e potenziando la competenza dei professionisti e delle professioniste della direzione risorse umane, consente di assicurare che ogni ruolo all’interno dell’azienda sia descritto con precisione, completezza e in linea con gli standard internazionali.

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Silvia Fareri – Account Manager – Erre Quadro s.r.l

Laura Zanfrini – Ceo ZaLa Consulting s.r.l